遺産分割協議は全員集合して行うのが理想ではあります。
本来は、戸籍謄本や実印を持ち寄って全相続人が集まり、亡くなった方の遺産の調査結果を一緒に確認しながら話し合いをして遺産の分配方法を決める、ということになります。
ただ、相続人それぞれが忙しかったり遠方に住んでいる人がいたり、またはいきさつがあって疎遠になっている人がいたり、ひょっとしたら一度も会った事がない人がいるかもしれないなど、様々な事情があって全員で集まるのは難しい場合もあります。

その様な場合は、相続人やその関係者のうちで中心になれる人が全相続人の意見を聞きながら財産の分配方法を決めていくというやり方でもOKです。ただその際は、相続人の間で遺産の内容について誤解や認識のズレが生じないようにきちんと共通理解を作るよう努める必要があります。
ここにズレがあると紛争が生じ、後で協議のやり直しや裁判になる危険があります。
また、遺産分割協議は遺産分割方法について全相続人の合意が得られればそれでよいので、実際に集まることなく電話やメールを使って行っても問題ありません。ただその場合は、後で「言った言わない」で揉めることがないように、メールや手紙で話し合いの結論をしっかり記録しておくことが重要です。　もし話がまとまらなければ、家庭裁判所に申し立てて遺産分割調停・遺産分割審判という手続の中で調整を行っていくことになります。
なお、当事務所では上で述べた「中立的立場から話を聞く人」の役割を担い、相続人間の意見調整を仲介することができます（もちろん相続人の確定や財産調査も行います。）ので、ご関心をお持ちの方はメールまたはお電話にてお問い合わせください。

上記のような話し合いの結果、全相続人で決定した遺産分割案ですが、これは書面にする必要があります。なぜなら土地建物などの不動産や預金・貯金、株式、各種権利の名義変更の際に添付する事が求められることが多いですし、たとえそれが無くても話し合いの結果をあとで確認・証明できるようにしておく必要があるからです。以下ではその作り方をご説明します。
基本的にはパソコンのワープロソフトで協議の結果を文書にし、A4コピー用紙に印刷すればOKです。縦書きでも横書きでも構いませんし言語やフォントの指定もありません。
ただ、相続人全員の名前を記載しそこに相続人それぞれが実印を押し、印鑑証明書を添付することが要求されますので、その点だけは間違えないようにしてください。名前は印鑑証明書に記載されている住所とともに記載しますが、記載方法は手書きでも印刷でも構いません。もし紙が複数枚になった場合は、紙の合わせ目に相続人全員で割印を行ってください。

遺産分割協議書はポイントを押さえて記載しましょう。
遺産分割案の具体的な記載方法ですが、まず土地建物などの不動産については、「登記事項全部証明書」（昔は登記簿謄本と呼ばれていました。）に記載された内容をそのまま記載することをお勧めします。そうすれば土地建物の名義変更の際に手続きが進まないという危険を回避できます。
登記事項証明書は不動産の住民票のようなもので、全国の法務局（登記所と言われることもあります）の窓口で全国どこの不動産のものでも取得でます。また郵送やインターネット経由での取り寄せも可能です。相続が発生したら財産調査の一環として取得しておくとよいでしょう。
次に預金の記載方法ですが、一般的には銀行名・支店名・預金種目・口座番号などを記載します。もし1つの口座の中身を分けあうのであれば、その割合や具体的な金額も記載して下さい。
ただ、預金もそうですがそれ以外の株式などの証券、投資信託などの取り扱いはそれを扱う会社によってまちまちですので、遺産分割案がまとまった後、協議書を作る前に各銀行や証券会社、投資会社などに問い合わせて必要な手続きと書類を確認し取りよせた方がスムーズです。そして協議書を作る際にまとめてそれらの書類も作成し、押印してしまうと手間が省けてよいでしょう。

最後に、遺産分割協議書は各財産ごとに作成する事ができます。どういうことかというと、まず土地についてだけの遺産分割協議書を作成し、「その他の財産については別途協議する。」と記載しておけば問題ないのです。こうすることで、争いのない財産をまず分けてしまって争点を絞り込んだり、手続の際によその人に遺産の内容全部を知られないようにしたりできます。
なお、1通の遺産分割協議書に全てを記載する場合でも、末尾には必ず「この協議書に記載のない財産が見つかった場合は、～とする」という文書を入れておきましょう。「～」の部分は、「相続人の○○のものとする。」でも「別途協議する。」でも構いません。

法定相続情報一覧図作成
及び法定相続情報証明制度について

平成29年5月29日、「法定相続情報証明制度」が開始されました。
この制度は、相続人が法務局（登記所とも言います。同じ組織です。）に戸籍等必要書類を提出して申し出ることにより、「法定相続情報一覧図」という書面の写しを法務局の証明を付けて発行してもらえるという制度です。
手数料は無料で何通でも発行してもらうことができます。この書類を戸籍等の代わりに銀行など関係各所へ提出できるようにして、戸籍等を何セットも取得しなくても相続手続きを同時進行させることができるようにしたい、という方針です。当面は不動産登記手続での使用が認められていますが、今後は他省庁管轄の相続手続きや民間機関（銀行・証券会社等）にも利用を促す方針のようです。